Tijdens de middeleeuwen werden de belangrijke documenten (stadsrekeningen, schepenregisters, keuren of charters, impostregisters, ordonnanties e.d.) deels bewaard in het Schepenhuis, deels in de stenen Sint-Romboutstoren. Wat we thans archiefstukken heten waren eertijds de dagelijks in gebruik zijnde registers. Na de Sint-Romboutstoren werden de belangrijkste documenten in het stenen Belfort bewaard.
Tot 1628 bestond er geen speciaal klassement van de documenten. In vermeld jaar werd voor het eerst een werkelijke inventaris opgesteld. In feite startte hier de zorg voor het oude archief. In 1703 was deze eerste en summiere inventaris de inspiratiebron voor D. F. Cuypers bij het samenstellen van een nieuw cartularium (de zgn. Roodboeken). Inmiddels was reeds in 1684 de eerste archivaris aangesteld, namelijk Nicolaas Antoon van der Laen, die de titel van “garde-chartres” droeg. Van der Laen werd vervolgens opgevolgd door de reeds vermelde Daniël-Franciscus Cuypers de Rijmenam.
Met de Franse overheersing (einde 18de eeuw) gingen helaas een aantal belangrijke documenten verloren. Door gebrek aan belangstelling vanwege de toenmalige (Franse) overheid, werden de archieven verwaarloosd.
In 1802 werd eindelijk een nieuwe archivaris aangesteld, Barthélemi Gijseleers-Thijs. Deze was werkelijk de juiste man op de juiste plaats. Hij bracht opnieuw orde in de door elkaar geraakte documenten en vond bovendien nog tijd om veel opzoekingen en navorsingen te verrichten en de resultaten ervan op schrift te stellen. De functie van archivaris was toen zuiver een erefunctie.
Na Gijseleers-Thijs werd P. J. Van Doren als archivaris aangesteld (circa 1844). Van Doren publiceerde de eerste gedrukte inventaris – in het Frans - van de archiefcollecties (1859), een inventaris die nu nog steeds diensten bewijst. Een volledig herziene uitgave is hiervan tot op heden niet verschenen, wel een aantal belangrijke deelinventarissen.
P.J. Van Doren kon de uitgave van zijn inventaris niet volledig tot een goed einde brengen. Hij overleed en werd opgevolgd door Victor Hermans (circa 1890), die deel VIII van de inventaris publiceerde in 1895. Dit 8ste deel is wel in het Nederlands opgesteld.
In 1897 kregen de stadsarchieven een eigen lokaal: ze werden naar het Oud Schepenhuis overgebracht. Tevoren werden ze in het Stadhuis bewaard. De archieven zullen in het Oud Schepenhuis beschadigd worden door een brand (4 juli 1914) en de beschieting van Mechelen (augustus/september 1914) tijdens de Eerste Wereldoorlog.
Tot in 1944 was de functie van stadsarchivaris eerder een erefunctie.
Na V. Hermans dienen nog als archivarissen te worden vermeld: H. Dierickx-Beke, die weinig zichtbare sporen heeft nagelaten, en Raymond Van Aerde, die het archief meer ter harte nam en ook een en ander publiceerde (o.m. over de Mechelse afkomst van Ludwig van Beethoven).
Tijdens de oorlogsjaren 1940–1944 was Vaast Steurs tijdelijk stadsarchivaris. In juli 1944 werd de eerste universitair opgeleide achivaris-conservator (voltijds betaald door de stad) aangesteld. Het betrof een zekere Verhavert, die echter begin september 1944 uit circulatie verdween.
Gedurende korte tijd was dan G. Goossens (eigenlijk een egyptoloog) archivaris om in 1949 opgevolgd te worden door René De Roo, licentiaat geschiedenis. Onder diens leiding werden de fondsen terug geordend (na de verhuizingen wegens oorlogsomstandigheden) en een aantal kleinere fondsen geïnventariseerd: parochieregisters, burgerwacht, dienst bevoorrading tijdens de Tweede Wereldoorlog. Ook het belangrijke fonds van de notariële protocollen werd geïnventariseerd. R. De Roo was tevens conservator van de Mechelse stedelijke musea.
Na het vertrek van René De Roo (die conservator, later hoofdconservator van de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis in Brussel werd) in 1963, was ik zelf gedurende twee en een half jaar waarnemend diensthoofd. Onder mijn kortstondige leiding werd de iconografische collectie grotendeels geïnventariseerd en op fiches gesteld.
Vervolgens werd Marcel Van Doren stadsarchivaris-conservator, die echter na twee jaar het stadsarchief reeds vaarwel zegde. Zijn opvolger was Marc Bafcop. Belangrijk is wel te vermelden dat tot en met Marc Bafcop de archivarissen ook conservator van de stedelijke musea waren en tevens instonden voor de kunsttentoonstellingen in het Cultuurcentrum Mechelen. Dit betekende dat voor het echte archiefwerk gewoonlijk weinig of geen tijd overbleef.
Dit verbeterde opvallend met de aanstelling van Henri Installé tot stadsarchivaris. De functie van conservator was inmiddels afgesplitst. Het was onder zijn leiding dat de archiefcollecties een ruimere en betere behuizing kregen in de achtervleugel van de vroegere Dossinkazerne en er heel wat deelinventarissen werden gepubliceerd.
